Hệ thống quản lý kho WMS tại sao lại có vai trò quan trọng trong thời đại ngày nay, cùng TTP tìm hiểu khái quát hơn về hệ thống này qua bài viết bên dưới nhé!

Hệ thống quản lý kho hàng WMS là gì?

Warehouse Management System (WMS) hay hệ thống quản lý kho, là phần mềm giúp các công ty quản lý và kiểm soát hoạt động kho hàng hằng ngày, từ thời điểm hàng hóa và nguyên vật liệu vào trung tâm phân phối hoặc xử lý đơn hàng cho đến thời điểm chúng rời đi.

Hệ thống phần mềm WMS là thành phần chính của quản lý chuỗi cung ứng và cung cấp khả năng hiển thị theo thời gian thực về toàn bộ hàng tồn kho của công ty, trong kho và trong quá trình vận chuyển.

Hệ thống quản lý kho WMS sẽ tối ưu hóa trong việc kiểm soát thay đổi lượng ra vào của hàng hóa, từ khi chọn hàng và sắp xếp theo đơn đặt hàng đến vận chuyển hàng hóa, bổ sung và quản lý hàng tồn kho hướng dẫn nhân viên quy trình thực hiện nhận và đặt hàng tồn kho..

Mục tiêu hướng tới từ việc sử dụng phần mềm hệ thống quản lý kho hàng là vạch ra hướng đi cho nhân viên trong doanh nghiệp tự động chọn hàng và vận chuyển sản phẩm tối ưu nhất mà không cần giấy tờ.

Mục đích của hệ thống quản lý kho WMS

Mục đích chính của hệ thống quản lý kho hàng là giúp các tổ chức có một nhà kho hiệu quả bằng cách xác định cách sắp xếp tốt nhất cho việc lưu trữ và quy trình làm việc. Nó theo dõi tất cả các dạng tồn kho để có thể nhanh chóng định vị các mặt hàng và giúp quản lý chuỗi cung ứng bằng cách theo dõi những gì cần thiết và khi nào cần. Nó hỗ trợ việc sử dụng thẻ RFID, mã vạch và số sê-ri. Phần mềm WMS thậm chí có thể loại bỏ nhu cầu đếm hàng tồn kho thủ công định kỳ.

Phần mềm WMS cải thiện quy trình kho hàng bằng cách cung cấp các phương pháp có tổ chức để nhận, chọn, lưu kho và vận chuyển hàng hóa giúp giảm sai sót và cải thiện sự hài lòng của nhân viên. Nó cũng có thể liên lạc với các bộ phận khác như dịch vụ khách hàng để họ có thể được thông báo về những gì đang xảy ra với đơn hàng trong thời gian thực nhằm hỗ trợ khách hàng tốt hơn. Với các quy trình tự động và khả năng giao tiếp tốt hơn, giải pháp quản lý kho hàng sẽ giảm chi phí, cải thiện năng suất và nâng cao dịch vụ.

Sự khác biệt giữa Hệ thống quản lý kho hàng và Hệ thống quản lý hàng tồn kho là gì?

Hệ thống quản lý kho hàng WMS theo dõi việc lưu trữ và di chuyển các mặt hàng trong kho hoặc trung tâm phân phối. Nó cũng giúp đảm bảo các mặt hàng được lưu trữ ở vị trí hiệu quả nhất và các mặt hàng chính xác được chọn và đóng gói. Phần mềm WMS còn giúp quản lý toàn bộ các hoạt động lao động trong kho và theo dõi hiệu suất làm việc của nhân viên.

Hệ thống quản lý hàng tồn kho giúp theo dõi hàng tồn kho hiện có, bao gồm nguyên liệu thô, sản phẩm dở dang (WIP), hàng hóa cuối cùng và các thành phần cần thiết để sản xuất hàng hóa cuối cùng. Họ theo dõi mức tồn kho và thông báo cho doanh nghiệp biết khi nào và khi nào cần sản xuất thêm hàng hóa cuối cùng cũng như khi nào cần nguyên liệu và linh kiện để sản xuất một sản phẩm. Nó cung cấp thông tin về số lượng một mặt hàng cụ thể có sẵn, trong khi hệ thống quản lý kho hàng cho bạn biết chính xác vị trí của những mặt hàng đó trong kho cho đến tận thùng chứa nó.

Điểm khác biệt lớn nhất giữa hai hệ thống là hệ thống quản lý kho giúp quản lý công việc của nhân viên trong kho, còn quản lý tồn kho chỉ xử lý hàng tồn kho và thành phẩm. Do đó, hệ thống quản lý kho thường phức tạp hơn hệ thống quản lý hàng tồn kho.

Tại sao hệ thống quản lý kho lại cần thiết?

Với phần mềm WMS sẵn có, việc điều hành một nhà kho và trung tâm phân phối sẽ dễ dàng hơn nhiều vì nó cung cấp hướng dẫn từng bước và xác minh các quy trình đang được thực hiện chính xác ở mỗi bước. Nó có thể loại bỏ lỗi của con người khỏi cách tiếp cận dựa trên giấy tờ để nâng cao hiệu quả, tăng tốc độ vận chuyển và giao hàng cũng như cải thiện chất lượng dịch vụ khách hàng. Nó cung cấp cái nhìn sâu sắc ngay lập tức về những gì đang xảy ra trong kho và thông tin lịch sử dựa trên dữ liệu được theo dõi để hiểu xu hướng và nhu cầu. Các công ty sử dụng hệ thống quản lý kho WMS có thể cạnh tranh hơn, cung cấp trải nghiệm khách hàng tốt hơn, theo kịp nhu cầu thay đổi liên tục và tối ưu hóa chuỗi cung ứng của họ.

Hệ thống quản lý kho WMS phù hợp với ai?

Nếu bạn có nhà kho hoặc trung tâm phân phối và muốn cạnh tranh, bạn cần có hệ thống quản lý kho hàng. Sẽ không hiệu quả nếu chỉ dựa vào cách tiếp cận dựa trên giấy tờ thủ công. Bạn còn gặp phải nguy cơ mất khách hàng nếu không thể thực hiện tốt.

Nhiều ngành sử dụng phần mềm WMS, nhưng có sáu ngành được sử dụng nhiều nhất:

Các công ty sản xuất cần một hệ thống quản lý kho hàng để theo dõi nhiều loại hàng tồn kho, từ nguyên liệu thô đến thành phẩm.

Các công ty bán lẻ cần một hệ thống quản lý kho hàng để giúp tăng lượng mua hàng trực tuyến để khách hàng của họ có thể xem hàng tồn kho tại các cửa hàng truyền thống của họ và sắp xếp việc nhận hoặc giao hàng.

Thực phẩm, Đồ uống và Chăm sóc sức khỏe đều cần phần mềm WMS để đáp ứng nhu cầu đặc biệt của các sản phẩm có thể hư hỏng hoặc hết hạn sử dụng nhằm đảm bảo chúng được lưu giữ ở vị trí phù hợp và được vận chuyển kịp thời.

Kho vận bên thứ ba (3PL) quản lý hàng tồn kho cho nhiều công ty nên phần mềm WMS rất quan trọng đối với các doanh nghiệp này để đảm bảo sản phẩm của khách hàng được giữ riêng biệt và quản lý độc lập.

Các nhà phân phối bán buôn có số lượng lớn hàng tồn kho cần di chuyển nên hệ thống quản lý WMS giúp họ hợp lý hóa để giảm chi phí lao động.

Lợi ích của hệ thống WMS

Bất kỳ công ty nào duy trì hàng tồn kho thực tế cho kho hàng của họ hoặc hàng tồn kho của bên thứ 3 đều cần có WMS. Cho dù bạn là công ty khởi nghiệp hay công ty lớn đang cố gắng hợp lý hóa quy trình thì hệ thống WMS đều đem lại cho bạn một số lợi ích chung:

Quản lý và kiểm soát tốt hàng tồn kho nhờ hệ thống WMS

Quản lý hàng tồn kho là tính năng chính của WMS. Với hệ thống quản lý kho WMS, bạn có thể xem mức tồn kho của mình trong thời gian thực và quyết định có nên bổ sung thêm hàng hay không. WMS có thể theo dõi chuyển động của hàng tồn kho, để bạn biết vị trí của từng mặt hàng trong kho của mình. Tình trạng thiếu hàng và tồn kho quá mức có thể ảnh hưởng đến kết quả kinh doanh của bạn, nhưng kiến thức này có thể hữu ích. Hệ thống quản lý kho WMS tính toán thời gian giao hàng, năng lực của nhà cung cấp, ngân sách và xu hướng tải nội bộ để đưa ra đề xuất thông minh cho đơn hàng tồn kho của bạn.

Tăng hiệu quả 

WMS cũng có thể cải thiện hiệu quả kho hàng. Với hệ thống quản lý WMS, bạn có thể tự động hóa việc lấy hàng và đóng gói để tiết kiệm thời gian và cho phép nhân viên của bạn tập trung vào các hoạt động thiết yếu khác.

Hơn nữa, WMS có thể giảm các thủ tục thủ công như nhập dữ liệu, giảm sai sót và nâng cao hiệu quả xử lý.

Tăng trải nghiệm dịch vụ khách hàng

Hệ thống quản lý kho WMS giúp cải thiện dịch vụ khách hàng. Bạn có thể phản hồi nhanh chóng và chính xác các câu hỏi về tình trạng còn hàng của sản phẩm của khách hàng bằng thông tin tồn kho theo thời gian thực. Với WMS, bạn có thể nhanh chóng tìm và vận chuyển các mặt hàng đến người tiêu dùng, nâng cao khả năng thực hiện đơn hàng và sự hài lòng của khách hàng.

Độ chính xác cao

WMS cũng cải thiện độ chính xác của kho. WMS cho phép bạn theo dõi chuyển động của từng mặt hàng trong thời gian thực, giảm nguy cơ thất lạc và duy trì lượng hàng tồn kho chính xác. Bằng cách loại bỏ dữ liệu đầu vào của con người và cung cấp một nguồn dữ liệu hàng tồn kho duy nhất, WMS giúp loại bỏ sai sót.

Tiết kiệm chi phí

WMS cũng có thể tiết kiệm chi phí theo nhiều cách: chọn và đóng gói nhanh hơn giúp tăng năng suất và giảm chi phí lao động. Giảm tình trạng thiếu hàng và tồn kho quá mức cũng làm giảm chi phí tồn kho. Hệ thống WMS cung cấp quyền truy cập theo thời gian thực vào mức tồn kho của mình, bạn có thể đưa ra lựa chọn tốt hơn về việc bổ sung mặt hàng, giảm chi phí duy trì lượng hàng tồn kho bổ sung và ngăn ngừa tình trạng thiếu hàng.

Tăng cường vận chuyển và nhận hàng

Một lợi thế đáng kể khác của việc sử dụng hệ thống quản lý kho WMS là cải thiện thủ tục vận chuyển và nhận hàng. Với WMS được trang bị, doanh nghiệp có thể tự động hóa một phần đáng kể quy trình giao nhận hàng của mình, giảm khả năng mắc lỗi và tiết kiệm thời gian và tiền bạc. Ngoài ra, WMS có thể hỗ trợ các doanh nghiệp cải thiện quy trình vận chuyển và nhận hàng bằng cách cung cấp thông tin chi tiết về hoạt động của họ trong thời gian thực. Đây là một trong nhiều lợi ích mà WMS mang lại.

Cải thiện việc thực hiện đơn hàng

WMS cũng có thể hỗ trợ các doanh nghiệp cải thiện quy trình thực hiện đơn hàng của họ, giúp đơn hàng có nhiều khả năng được xử lý và gửi đúng thời gian mà vẫn duy trì độ chính xác. Điều này có thể giúp giảm thời gian giao hàng, nâng cao sự hài lòng của khách hàng và thúc đẩy doanh số bán hàng tăng lên. WMS cũng có thể hỗ trợ các doanh nghiệp quản lý đơn hàng thành công hơn, cung cấp cho họ thông tin chi tiết theo thời gian thực về hoạt động của họ và đưa ra những lựa chọn sáng suốt về công ty của họ.

Quản lý dữ liệu tốt hơn với hệ thống quản lý kho WMS

Cuối cùng, hệ thống quản lý kho WMS cũng có thể hỗ trợ doanh nghiệp cải thiện phương pháp quản lý dữ liệu của họ. Với WMS, các doanh nghiệp có thể thu thập, lưu trữ và phân tích dữ liệu quan trọng về hoạt động của mình, điều này sau đó hỗ trợ họ đưa ra những lựa chọn sáng suốt về công ty của mình. Ngoài ra, phần mềm còn hoạt động tốt với các hệ thống và quy trình hiện có. Nó cung cấp thông tin và dữ liệu theo thời gian thực để giúp mọi người đưa ra quyết định đúng đắn.

Nếu bạn muốn nâng cao hoạt động và cải thiện lợi nhuận của mình, hãy xem xét triển khai hệ thống quản lý kho ngay hôm nay. Với khả năng hợp lý hóa các quy trình, giảm chi phí và tăng hiệu quả, hệ thống quản lý kho WMS là giải pháp bạn cần để đưa doanh nghiệp của mình lên một tầm cao mới. Liên hệ với chúng tôi ngay hôm nay để tìm hiểu thêm về cách WMS có thể mang lại lợi ích cho doanh nghiệp của bạn!