Thách thức trung tâm xử lý đơn hàng

Tái dụng không gian kho

Việc sử dụng không gian kho là một khía cạnh quan trọng của bất kỳ hoạt động nào của nhà cung cấp dịch vụ xử lý đơn hàng. Tối đa hóa không gian có sẵn là rất quan trọng để quản lý hàng tồn kho và đảm bảo xử lý đơn hàng hiệu quả.

Có nhiều thách thức khác nhau liên quan đến việc sử dụng không gian kho, bao gồm luân chuyển hàng tồn kho, lập kế hoạch năng lực và giải pháp lưu trữ.

Một giải pháp hiệu quả để giải quyết những thách thức này là tập trung vào thời gian tồn kho và thanh lý lượng hàng tồn kho quá lâu trong kho.

Cách tiếp cận này giúp đảm bảo rằng chỉ những sản phẩm có giá trị mới được lưu giữ trong kho, giải phóng thêm không gian cho các mặt hàng mới và duy trì mức luân chuyển hàng tồn kho tối ưu.

Nhìn chung, các trung tâm xử lý đơn hàng thành công nhất đều ưu tiên sử dụng không gian kho hiệu quả vì họ hiểu tác động của nó đến tốc độ và năng suất trong quá trình thực hiện đơn hàng.

Đặt hàng chính xác

Độ chính xác của đơn hàng đóng một vai trò quan trọng trong việc thực hiện đơn hàng thương mại điện tử thành công. Nó đề cập đến tỷ lệ phần trăm các đơn hàng được thực hiện không có lỗi, bao gồm cả các mặt hàng hoặc số lượng vận chuyển không chính xác.

Một trung tâm xử lý đơn hàng mạnh phải có hệ thống và quy trình chính xác để đảm bảo độ chính xác của đơn hàng luôn được duy trì.

Những thách thức có thể nảy sinh khi có vấn đề về quản lý hàng tồn kho, tổ chức kho kém hoặc liên lạc chậm với nhà cung cấp. Những vấn đề như vậy có thể dẫn đến khó khăn trong việc xác định hàng tồn kho và cuối cùng ảnh hưởng đến độ chính xác của đơn hàng.

Tốc độ xử lý đơn hàng

Một trong những thách thức quan trọng nhất mà các trung tâm xử lý đơn hàng phải đối mặt là đáp ứng nhu cầu xử lý đơn hàng nhanh chóng. Trong môi trường thương mại điện tử phát triển nhanh chóng ngày nay, khách hàng mong đợi đơn hàng của họ được xử lý và vận chuyển nhanh chóng.

Bất kỳ sự chậm trễ nào cũng có thể dẫn đến sự không hài lòng của khách hàng, đánh giá tiêu cực và mất hoạt động kinh doanh.

Các trung tâm xử lý đơn hàng nhằm mục đích đáp ứng các mốc thời gian khắt khe bằng cách triển khai các công cụ như băng tải, máy quét mã vạch, hệ thống lưu trữ tự động và các công nghệ khác giúp công nhân thực hiện nhiệm vụ nhanh chóng.

Những cải tiến này cho phép lấy hàng nhanh hơn từ các đơn vị lưu trữ hoặc giá đỡ—dẫn đến thời gian vận chuyển nhanh hơn.

Quản lý lao động

Quản lý lao động hiệu quả là yếu tố quan trọng để vận hành một trung tâm xử lý đơn hàng thành công và hiệu quả—điều này liên quan đến mọi thứ, từ lập kế hoạch thay đổi thành viên trong nhóm đến quản lý sự an toàn và phúc lợi của nhân viên.

Phân bổ lao động và lập kế hoạch thay đổi là rất quan trọng để đảm bảo có đủ công nhân để xử lý việc thực hiện đơn hàng, kiểm soát hàng tồn kho, hậu cần kho hàng và tất cả các hoạt động khác.

Để tối ưu hóa việc quản lý lao động trong trung tâm xử lý đơn hàng, điều quan trọng là phải liên tục xem xét trình độ nhân sự và điều chỉnh khi cần thiết dựa trên sự biến động của nhu cầu.

Việc sử dụng các giải pháp phần mềm cũng có thể hợp lý hóa các quy trình quản lý lao động bằng cách tự động hóa việc lập kế hoạch cho lực lượng lao động, xác định các điểm nghẽn trong hoạt động và cải thiện hiệu quả tổng thể.

Tích hợp công nghệ

Trong thế giới các công ty thương mại điện tử ngày nay, việc tích hợp công nghệ là điều cần thiết để trung tâm xử lý đơn hàng vận hành trơn tru. Với hệ thống tự động và công nghệ robot, doanh nghiệp có thể quản lý kiểm soát hàng tồn kho, tối ưu hóa quản lý chuỗi cung ứng và nâng cao hiệu quả thực hiện đơn hàng.

Một ví dụ về tích hợp công nghệ thành công đến từ tổ chức Robotics AI của Amazon. Nó đã phát triển các loại máy lấy đồ ra khỏi kệ bằng cách sử dụng thị giác máy để nhận dạng đồ vật và sau đó sử dụng cánh tay robot để lấy chúng.

Những tiến bộ này đã giúp giảm đáng kể thời gian giao hàng đồng thời cải thiện mức độ chính xác trong xử lý đơn hàng.

Tuân thủ quy định

Các trung tâm xử lý đơn hàng phải đối mặt với vô số thách thức về tuân thủ quy định. Các quy định tuân thủ về an toàn và sức khỏe nghề nghiệp, an toàn kho bãi và các tiêu chuẩn ngành là rất quan trọng để duy trì chất lượng dịch vụ.

Hoạt động xử lý đơn hàng phải tuân thủ các quy định vận chuyển quốc tế để tránh sự chậm trễ hoặc các vấn đề pháp lý với cơ quan hải quan.

Việc đảm bảo tuân thủ quy định trong các trung tâm thực hiện yêu cầu các biện pháp chủ động như chương trình đào tạo nhân viên về nguyên tắc an toàn và hệ thống quản lý tài liệu theo dõi hoạt động di chuyển và giao dịch của hàng tồn kho để giảm thiểu sai sót dẫn đến sai sót trong đơn hàng, đồng thời mang lại sự minh bạch trong suốt quá trình chuỗi cung ứng.

Kiểm soát hạn chế

Một trong những thách thức lớn mà người bán thương mại điện tử phải đối mặt khi sử dụng nhà cung cấp dịch vụ xử lý đơn hàng là khả năng kiểm soát hạn chế. Mặc dù việc thuê ngoài kho bãi và vận chuyển có thể tiết kiệm thời gian và tiền bạc cho người bán nhưng điều đó cũng có nghĩa là từ bỏ một số quyền kiểm soát đối với chuỗi cung ứng.

Người bán có thể bị hạn chế khả năng hiển thị về mức tồn kho, thời gian xử lý đơn hàng và chi phí vận chuyển. Ngoài ra, họ đang dựa vào nhà cung cấp dịch vụ bên thứ ba để xử lý chính xác các đơn đặt hàng của họ và giao hàng đúng hẹn cho khách hàng.

Sự thiếu kiểm soát này có thể gây khó khăn cho một số người bán muốn quản lý tất cả các khía cạnh kinh doanh nội bộ của họ.

Dịch vụ yêu cầu

Một trong những thách thức chính của việc sử dụng trung tâm xử lý đơn hàng là xử lý dịch vụ có vấn đề. Trong khi hầu hết các nhà cung cấp đều hướng đến dịch vụ hàng đầu, một số có thể không đáp ứng được mong đợi do quản lý yếu kém hoặc thiếu nguồn lực.

Giao hàng trễ, đơn hàng không chính xác và thất lạc gói hàng chỉ là một vài ví dụ có thể khiến khách hàng không hài lòng và gây tổn hại đến danh tiếng của doanh nghiệp bạn. Khả năng hiển thị hạn chế về quy trình xử lý đơn hàng cũng có thể gây khó khăn cho việc giải quyết các vấn đề khi chúng phát sinh.

Đảm bảo giao tiếp cởi mở với nhà cung cấp đã chọn của bạn là điều cần thiết trong việc chống lại dịch vụ có vấn đề. Việc thiết lập những kỳ vọng rõ ràng ngay từ đầu về độ chính xác của đơn hàng, thời gian xử lý và giá cả có thể giúp tránh những hiểu lầm về sau.

Việc thường xuyên xem xét dữ liệu hiệu suất và giải quyết kịp thời các mối quan ngại sẽ mang lại sự minh bạch trong việc đáp ứng nhu cầu của cả hai bên một cách nhất quán.

Tầm nhìn hạn chế

Một trong những thách thức mà doanh nghiệp gặp phải khi sử dụng nhà cung cấp dịch vụ xử lý đơn hàng là khả năng hiển thị bị hạn chế. Khi bạn vận chuyển sản phẩm của mình đến trung tâm xử lý đơn hàng, bạn sẽ mất quyền kiểm soát trực tiếp đối với quy trình thực hiện đơn hàng.

Điều này có thể dẫn đến những lo ngại về khả năng hiển thị và tính minh bạch, đặc biệt nếu giao tiếp giữa doanh nghiệp và nhà cung cấp dịch vụ xử lý đơn hàng không rõ ràng.

Điều quan trọng là các doanh nghiệp sử dụng dịch vụ của nhà cung cấp dịch vụ xử lý đơn hàng phải tạo dựng niềm tin với nhà cung cấp của mình thông qua liên lạc thường xuyên, giám sát các số liệu hiệu suất như tỷ lệ chính xác và đảm bảo tuân thủ các yêu cầu quy định.

Ngoài ra, một số nhà cung cấp dịch vụ hậu cần bên thứ ba cung cấp các dịch vụ bổ sung như hệ thống quản lý hàng tồn kho toàn diện hoặc bảng điều khiển dữ liệu theo dõi thời gian thực mang lại khả năng hiển thị rõ hơn về quy trình chuỗi cung ứng.

Trung tâm xử lý đơn hàng (fulfillment center) khác với nhà kho như nào?

Trung tâm xử lý đơn hàng khác với nhà kho ở chỗ nó cung cấp nhiều loại dịch vụ, bao gồm quản lý hàng tồn kho, xử lý đơn hàng và hậu cần vận chuyển.

Chức năng

Khi cần hiểu sự khác biệt giữa nhà kho và trung tâm xử lý đơn hàng, chức năng là yếu tố then chốt. Trong khi nhà kho chủ yếu được sử dụng để lưu trữ hàng tồn kho thì các trung tâm xử lý đơn hàng còn có nhiều công việc khác ngoài việc lưu trữ đơn thuần.

Ngoài việc quản lý hàng tồn kho, họ còn tập trung vào việc xử lý và vận chuyển đơn hàng trực tiếp đến khách hàng.

Điều này có nghĩa là các quy trình và hoạt động trong một nhà cung cấp dịch vụ xử lý đơn hàng có xu hướng phức tạp hơn so với các quy trình và hoạt động trong một nhà kho thông thường. Ví dụ: nhân viên tại trung tâm xử lý đơn hàng có thể chịu trách nhiệm không chỉ trong việc lấy hàng ra khỏi kệ mà còn đóng gói chúng một cách an toàn để vận chuyển.

Ngoài ra, hệ thống theo dõi phải được triển khai để đảm bảo đơn hàng đến nơi đúng giờ và nguyên vẹn.

Di chuyển sản phẩm

Trung tâm xử lý đơn hàng không chỉ là một nhà kho thông thường. Nó có những khả năng độc đáo cho phép di chuyển sản phẩm trơn tru, đồng nghĩa với việc nhận được đơn đặt hàng cho khách hàng một cách nhanh chóng và hiệu quả.

Dịch vụ thực hiện đơn hàng sử dụng công nghệ tiên tiến để theo dõi hàng tồn kho, quản lý đơn hàng và tối ưu hóa các tuyến đường để sản phẩm có thể được di chuyển liền mạch khắp cơ sở.

Điều này bao gồm việc sử dụng băng tải tự động, hệ thống phần mềm robot để đảm bảo độ chính xác và tốc độ chọn đơn hàng cũng như phân tích dữ liệu theo thời gian thực để theo dõi chính xác mức tồn kho.

Hoạt động

Các trung tâm thực hiện đơn hàng và kho hàng đều liên quan đến quản lý hàng tồn kho, nhưng hoạt động của chúng khác nhau đáng kể.

Một trong những lợi ích của hoạt động của trung tâm xử lý đơn hàng là cập nhật theo thời gian thực được đảm bảo bằng phần mềm tích hợp tự động theo dõi mức tồn kho. Điều này có nghĩa là đơn đặt hàng của khách hàng có thể được thực hiện nhanh chóng mà không có bất kỳ nguy cơ hết hàng nào.

Mục tiêu

Dịch vụ hoàn thiện đơn hàng và kho bãi có những mục tiêu khác nhau. Mặc dù nhà kho được thiết kế để lưu trữ hàng hóa trong thời gian dài nhưng mục tiêu chính của trung tâm xử lý đơn hàng là thực hiện các đơn hàng một cách nhanh chóng và hiệu quả.

Các trung tâm xử lý đơn hàng sử dụng công nghệ tiên tiến và các quy trình hợp lý để chọn, đóng gói và vận chuyển sản phẩm một cách chính xác theo thời gian thực.

Ví dụ: giả sử một nhà bán lẻ trực tuyến có số lượng đặt hàng cao trong thời gian bán hàng cao điểm như Thứ Sáu Đen hoặc Thứ Hai Điện Tử. Trong trường hợp đó, việc sử dụng trung tâm xử lý đơn hàng có thể giúp họ quản lý mức tồn kho tốt hơn đồng thời đảm bảo khách hàng nhận được đơn đặt hàng kịp thời.

Chi Phí

Dịch vụ thực hiện đơn hàng có xu hướng đắt hơn so với kho hàng do chúng tập trung chuyên biệt vào các nhiệm vụ xử lý đơn hàng. Chi phí này thường bao gồm phí lưu trữ, lấy hàng, đóng gói và vận chuyển các mặt hàng cho doanh nghiệp Thương mại điện tử.

Ví dụ: bằng cách sử dụng hệ thống quản lý hàng tồn kho theo thời gian thực của trung tâm thực hiện, doanh nghiệp có thể tránh tình trạng tồn kho quá mức và giảm chi phí lưu trữ trong khi vẫn đảm bảo rằng họ luôn có sẵn sản phẩm phù hợp.

Hoàn thành đơn hàng

Mặc dù các kho hàng có thể hỗ trợ việc thực hiện đơn hàng ở một mức độ nào đó nhưng đó không phải là chức năng chính của chúng. Trong nhà kho, các đơn đặt hàng thường được xử lý với số lượng lớn hoặc lớn hơn để phân phối cho các nhà bán lẻ hoặc các cơ sở khác. Việc lấy hàng, đóng gói và vận chuyển các đơn đặt hàng của từng khách hàng có thể không được tối ưu hóa hoặc sắp xếp hợp lý như ở một trung tâm xử lý đơn hàng chuyên dụng.

Dịch vụ thực hiện được thiết kế đặc biệt để thực hiện đơn hàng. Họ được trang bị các công nghệ và quy trình chuyên biệt để xử lý hiệu quả các đơn đặt hàng của từng khách hàng. Dịch vụ hoàn thiện đơn hàng tập trung vào việc nhanh chóng định vị sản phẩm, lấy hàng từ kệ, đóng gói vào bao bì phù hợp và đảm bảo vận chuyển và giao hàng nhanh chóng. Họ ưu tiên tốc độ, độ chính xác và sự hài lòng của khách hàng trong quá trình xử lý đơn hàng.

Trung tâm thực hiện đơn hàng có cần thiết không?

Nếu bạn là người bán thương mại điện tử đang tìm cách tối ưu hóa quy trình vận chuyển và thực hiện đơn hàng của mình thì trung tâm thực hiện đơn hàng có thể là giải pháp dành cho bạn. Các trung tâm thực hiện đơn hàng có thể thay mặt doanh nghiệp của bạn xử lý mọi việc từ quản lý kho bãi và hàng tồn kho đến chọn hàng, đóng gói và vận chuyển.

Một lợi thế chính của việc sử dụng trung tâm xử lý đơn hàng là giảm chi phí vận hành. Bởi vì các trung tâm này hoạt động trên quy mô lớn và hoạt động có hiệu quả cao nên họ thường có thể thương lượng mức giá tốt hơn với các hãng vận chuyển như USPS hoặc FedEx – khoản tiết kiệm sau đó sẽ được chuyển cho người bán sử dụng dịch vụ của họ.

Tất nhiên, việc doanh nghiệp của bạn có cần trung tâm xử lý đơn hàng hay không sẽ phụ thuộc phần lớn vào các yếu tố như số lượng đơn đặt hàng sản phẩm bạn nhận được mỗi tháng, dung lượng lưu trữ sẵn có trong cơ sở của bạn (nếu có) và tầm quan trọng của việc vận chuyển nhanh chóng và đáng tin cậy. là một phần của chiến lược trải nghiệm khách hàng của bạn.

Nguồn: Internet

Xem lại phần 1