Doanh nghiệp của bạn có thể tạo ra lợi nhuận liên tục, nhưng điều đó không có nghĩa là kho của bạn hiệu quả như mong đợi. Hiện tại, việc điều hành một kho kém hiệu quả là một chuyện, nhưng điều hành một kho kém hiệu quả mà không biết rằng mình đang làm như vậy lại là một chuyện hoàn toàn khác. Trong những trường hợp tốt nhất, việc làm như vậy sẽ đảm bảo một sự thức tỉnh thô bạo khi chiến lược kinh doanh, chuỗi cung ứng hoặc nhu cầu của bạn trải qua sự thay đổi tự nhiên.

Từ việc sử dụng kiểm toán theo kiểu cũ, đến đầu tư vào các công cụ theo dõi dữ liệu mới nhất và tuyệt vời nhất, giờ là lúc bắt đầu nắm quyền kiểm soát khi nói đến việc giám sát hiệu quả kho của bạn. Vậy, bạn có thắc mắc làm thế nào để đo lường hiệu quả không? Sau đây là một số cách đơn giản nhất nhưng hiệu quả nhất mà bạn có thể bắt đầu:

• Hoàn thành các cuộc kiểm toán hoạt động thường xuyên và toàn diện
• Xác định mục tiêu kho của bạn
• Thiết lập các chỉ số KPI cho nhân viên kho của bạn
• Lập biểu đồ hiệu suất hoàn thành của bạn

Như bạn có thể thấy, các yếu tố chính của phép đo hiệu quả nằm ở khả năng của người quản lý kho trong việc xem xét nhiều chỉ số khác nhau để xem cách chúng hoạt động tốt nhất cùng nhau. Sau đây là những gì bạn cần biết để áp dụng các chiến lược này và cách đo lường hiệu quả kho.

Hoàn thành các cuộc kiểm toán hoạt động thường xuyên và toàn diện

Bạn có thể chắc chắn về vị trí của doanh nghiệp mình về mặt hàng tồn kho, an toàn hoặc hiệu quả bằng cách nào khác nếu bạn không tiến hành các cuộc kiểm toán nội bộ thường xuyên? Để tăng tốc quá trình kiểm toán của mình để tập trung nhiều nhất vào hiệu quả, hãy chú ý nhiều nhất đến các thành phần sau:

Công suất và thông lượng của kho hàng của bạn — Đừng quên phân biệt giữa dữ liệu hiện tại và dữ liệu tối ưu mà bạn muốn xây dựng.

Bố cục và luồng của kho hàng của bạn — Ghi chú bất kỳ khu vực có vấn đề nào có thể cản trở máy móc hoặc công nhân của bạn liên quan đến bố cục kho hàng và hệ thống luồng hàng tồn kho.

Hệ thống lưu trữ của bạn — Có bất kỳ hệ thống lưu trữ nào của bạn khó truy cập hoặc nguy hiểm không?

Các số liệu về hiệu suất dịch vụ khách hàng của bạn — Bảo vệ cơ sở khách hàng hài lòng của bạn trong khi vẫn đảm bảo rằng doanh nghiệp của bạn đang thấy được lợi nhuận cần thiết.

Hệ thống của bạn đang hoạt động tốt nhất có thể — Hãy chú ý đến bất kỳ trục trặc nào trong hệ thống của bạn có thể gây ra tình trạng chậm trễ lớn; lên lịch bảo trì và kiểm tra với CNTT để phân tích rộng hơn.

Hệ thống an toàn và bảo mật của bạn đang hoạt động ở mức 100% — Không gì có thể gây ra sự cố lớn hơn cho một nhà kho hơn là việc phải chịu đựng các vi phạm an ninh hoặc an toàn làm gián đoạn hoạt động.

Sau khi hoàn tất kiểm toán nội bộ, hãy biên soạn các sổ đăng ký dễ truy cập để người quản lý cập nhật khi có thay đổi.

Xác định mục tiêu hiệu suất kho của bạn

Bây giờ khi kiểm toán hoạt động của bạn đã hoàn tất, hãy lên lịch họp với các trưởng phòng ban phù hợp và thảo luận về mục tiêu của bạn đối với hiệu quả kho trong tương lai. Khi bạn và các đồng nghiệp đã rõ ràng về những con số này có thể là gì — bao gồm cả mốc thời gian đề xuất của bạn — thì giờ đây bạn có thể thực hiện các bản cập nhật chính thức cho hệ thống kho của mình.

Trong bản cập nhật này, hãy thực hiện các thay đổi cần thiết về tổ chức, nhân sự và theo dõi hàng tồn kho để đảm bảo rằng mọi thành phần hoạt động trong kho của bạn đều hướng đến hiệu quả. Từ đó, hãy thiết lập các sổ đăng ký thúc đẩy khả năng hiển thị giữa tất cả các phòng ban để những người khác, cả nội bộ và trong toàn bộ chuỗi cung ứng của bạn, đều có thể biết được bất kỳ thay đổi nào khi chúng diễn ra theo thời gian thực.

Thiết lập KPI cho nhân viên kho của bạn

Bạn có thể đã thiết lập một số KPI kho thô (chỉ số hiệu suất chính) cho nhân viên kho của mình, nhưng giờ bạn đã có số lượng kiểm kê hoạt động mới và dữ liệu hoàn thành, đã đến lúc bạn thực hiện các điều chỉnh cần thiết.

Thay vì chỉ tập trung vào một vài lĩnh vực, hãy thử thách bản thân bằng cách thiết lập các KPI cụ thể phù hợp với từng công nhân hoặc chức danh công việc. Sau đây là những lĩnh vực chính cần đưa vào KPI của bạn:

Đối với người đóng gói — Khối lượng nhận được mỗi giờ, thời gian chu kỳ cho mỗi lần nhận (bao gồm tỷ lệ phần trăm chính xác) và chi phí nhận cho mỗi dòng.

Đối với người lấy hàng — Số dòng đơn hàng được lấy mỗi giờ, thời gian chu kỳ lấy hàng, số liệu chất lượng và chi phí lấy hàng cho mỗi dòng đơn hàng.

Đối với người giao hàng — Quy trình đơn hàng mỗi giờ, thời gian chu kỳ cho mỗi đơn hàng, tỷ lệ phần trăm chất lượng cho mỗi đơn hàng và chi phí vận chuyển cho mỗi đơn hàng.

Sau khi bạn đã sử dụng dữ liệu kiểm toán có giá trị của mình để biên soạn các KPI đã cập nhật này, hãy thông báo cho nhân viên của bạn về những thay đổi — và đảm bảo cung cấp thêm đào tạo về hiệu quả nếu kỳ vọng thay đổi đáng kể.

Biểu đồ hiệu suất hoàn thành đơn hàng của bạn

Bây giờ bạn đã cập nhật các chỉ số KPI của nhân viên kho để phản ánh mục tiêu hiệu quả của mình, đã đến lúc xem xét toàn diện hiệu suất hoàn thành đơn hàng của bạn. Tất nhiên, có nhiều yếu tố tác động ở đây — và bạn đã đưa một số yếu tố vào hiệu lực nếu bạn đã làm theo danh sách này cho đến nay — nhưng yếu tố gây gián đoạn nhất cũng có thể là yếu tố ít rõ ràng nhất.

Hãy xem xét toàn bộ chuỗi cung ứng của bạn và sử dụng phần mềm theo dõi dữ liệu hiện tại của bạn để phân tích một số điểm có thể làm chậm tốc độ hoàn thành đơn hàng của bạn nhiều nhất. Sau khi bạn đã xác định được những điểm này, hãy báo cáo số liệu cho nhân viên của bạn và thiết lập các phép đo năng suất bao quát (không chỉ là các chỉ số KPI) giúp từng bộ phận hiểu được mục tiêu tổng thể của bạn.

Khi nói đến vấn đề này, hiệu quả của kho không chỉ là thúc đẩy tốc độ mà còn là xem xét dữ liệu cứng; bạn sẽ luôn có thể nhanh chóng và tự tin xác định những điểm chậm chạp nhất khi bạn lập biểu đồ cẩn thận các số liệu kho này.

Liên hệ Thuận Thiên Phát nếu bạn muốn nâng cấp kho hàng của bạn ngay hôm nay! Chúng tôi có rất nhiều giải pháp logistic thông minh, cải tiến cho kho hàng của bạn trở nên tối ưu hơn.